В сегодняшней статье мы расскажем об эффективном управлении временем, а также о том, как различать срочные и важные дела. Статья основана на матрице Эйзенхауэра.
Чем отличаются важные дела от срочных?
Экстренные задачи требуют оперативного реагирования. Часто они сопровождаются узконаправленными мыслями, спешкой, обороной тактикой.
Важные дела чаще всего подразумевают продолжительный путь для их осуществления. Когда люди сосредотачиваются на таких задачах, их мозг запускает режим реагирования, что дает возможность спокойно и рационально размышлять.
Различие двух вышеперечисленных вариаций интуитивное. Нередко люди принимают важные мероприятия за срочные. Такая тенденция обусловлена особенностями эволюции, так как в древности люди часто сосредотачивали внимание на внезапных и срочных делах.
СМИ и социальные сети только усиливают сосредоточенность на срочных и не особо важных делах. Из-за этого можно упустить из вида важные мероприятия, потратив свое время на то, что не требовало стольких усилий.
Составляющие матрицы
Есть четыре ключевые составляющие матрицы:
1. Срочно и важно.
2. Не срочные дела и важные.
3. Срочно и неважно.
4. Не срочно и неважно.
Под каждым пунктом записываются подходящие под критерии дела. Таким способом становится понятно, какими задачами следует заниматься в приоритете, а какими ‒ и вовсе не стоит. Перечисленные пункты следует поделить на квадрат и заполнять его по мере появления планов и заданий.
Рассмотрим подробней каждый из вышеперечисленных пунктов.
1. Срочно и важно
Идеальный вариант – когда этот пункт остается преимущественно пустым. При грамотном распределении и планировании дел минимизируется вероятность завала. Если раздел «Срочно и важно» часто заполняется, значит нужно оптимизировать свою организованность. Чтобы пункт оставался в большинстве случаев пустым, нужно своевременно выполнять дела из других разделов.
Есть случаи, когда заполнение этой ячейки объективно оправдано:
- Неожиданные проблемы со здоровьем.
- Устранение факторов, которые могут помешать выполнению основной цели.
- Внеплановый вызов на работу или в учебное заведение ребенка.
2. Не срочные дела и важные
Эта ячейка требует повышенного внимания, так как в ней сосредотачиваются стратегически важные и перспективные задачи. Эксперты, которые занимались изучением матрицы, утверждают, что люди, уделяющие приоритет этому пункту, имеют больше шансов продвижения по службе. Также они зарабатывают достаточно денег и при этом имеют свободное время, например, по выходным за счет продуманной организации.
Так как срочности нет, есть время хорошо обдумать тактику выполнения задач, найти оптимальный подход для их осуществления. Но важно изначально запланировать ориентировочный срок их завершения. Если не сделать их своевременно, они попадут в первый сектор.
К этому пункту могут относиться планы по карьерному продвижению, регулярные занятия спортом, планирование бюджета и крупных покупок.
3. Срочно и неважно
Эта ячейка для срочных, но не важных дел. Они требуют срочной реакции, но не играют никакой роли в достижении важных целей. Нередко в этот пункт попадают мероприятия, связанные с другими людьми.
Срочными и при этом не важными делами могут быть ответы на сообщения, бытовые хлопоты, выполнение просьб других людей. Дела из этой ячейки не решают ничего важного, но могут тормозить осуществление ключевых целей и забирать время.
4. Не срочно и неважно
Мероприятия из этого пункта не приносят существенную пользу. Ими можно заниматься в последнюю очередь или же вообще вычеркнуть из планов. Они объективно отбирают время и усилия. Коварство задач из этого пункта в том, что они с первого взгляда кажутся необременительными и позволяют расслабиться.
К четвертой ячейке относятся разговоры с друзьями по телефону или в соцсетях, игры на приставке, просмотр неинтеллектуальных ТВ шоу. Конечно, нужно отдыхать и расслабляться. Но есть два немаловажных нюанса. Во-первых, заниматься лучше всего интеллектуальными делами, например, читать интересную книгу. Во-вторых, с друзьями можно пообщаться после работы или же встретиться на выходных.
Инструменты для распределения задач
Для удобного применения Матрицы Эйзенхауэра можно использовать одноименные приложения для мобильных телефонов. Также можно сделать на компьютере и распечатать таблицу или использовать маркерную доску.
Умение разделять задачи по важности способствует рациональному распределению своего времени. Такой подход также помогает лучше планировать свои дела и повышает шансы на успех в достижении поставленных целей.
